Cẩm nang lựa chọn văn phòng cho thuê cho DN nhỏ

Nền kinh tế của nước ta đang phát triển mà lực lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô 10 đến dưới 200 người, nguồn vốn 20 tỷ trở xuống, chiếm tỷ trọng đến 95% DN cả nước (theo nguồn Wikipedia). Thêm vào đó, trong quá trình hội nhập, các DN starup phát triển mạnh tại nước ta kéo theo nhu cầu  văn phòng cho thuê giá rẻ, diện tích nhỏ tăng lên nhanh chóng.

Các cao ốc cho thuê rất đa dạng về diện tích, giá rẻ hoặc cao cấp, điều kiện dịch vụ đi kèm, giá thành, môi trường khu vực … cùng nhiều yếu tố ngoại cảnh khác sẽ làm DN mất thời gian, rối rắm trước một “rừng” thông tin về bất động sản văn phòng. 

Những mẹo nhỏ sau đây là những tiêu chí quan trọng (theo Kendyreal.com) mà các DN thường khảo sát một tòa nhà cho thuê.

1. Vị trí:

Bên cạnh yếu tố phong thủy phù hợp với DN, thì một vị trí tốt cần phù hợp với chiến lược phát triển của DN như lĩnh vực kinh doanh, chiến lược kinh doanh, tuyển dụng, nguồn nhân lực, môi trường xung quanh, giao thông thuận lợi, hạ tầng đáp ứng nhu cầu … Lựa chọn một nơi phù hợp là nền tảng quan trọng để phát triển lâu dài – “An cư, lạc nghiệp”. 

2. Không gian thuê phù hợp với nhu cầu:

Một DN vừa và nhỏ thì tài chính eo hẹp, mọi chi phí cần tiết kiệm nên nhu cầu bất động sản văn phòng giá rẻ rất được quan tâm. Giá thuê phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí tòa nhà cho thuê, dịch vụ đi kèm … như vậy làm sao để tiết kiệm mà không ảnh hưởng đến hoạt động của nhân viên hay khả năng tăng trưởng về nhân sự trong tương lai? 

Lời khuyên là bạn nên chọn không gian rộng hơn với nhu cầu DN của bạn cho là đủ. Tất nhiên, điều này sẽ làm chi phí thuê cao hơn nhưng nếu DN của bạn có một chiến lược tăng trưởng vững chắc, một hợp đồng thuê dài hạn thì chi phí và lợi ích lâu dài xứng đáng hơn nhiều so với chi phí bỏ ra hiện tại.

3. Hợp đồng thuê dài hạn

Như đã nói ở trên, một hợp đồng thuê dài hạn mang lại sự yên tâm, ổn định, thậm chí là uy tín cho DN của bạn. Không công ty nào muốn thay đổi văn phòng làm việc liên tục, ảnh hưởng nhân viên, địa điểm giao dịch, gặp gỡ đối tác …Thời gian thuê tối thiểu 5 năm sẽ giúp DN có thời gian phát triển ổn định, tăng trưởng dài hạn, thậm chí có nhiều quyền lợi khi đàm phán với chủ đầu tư. 

4. Thời gian công ty hoạt động

Không phải tòa nhà nào cũng mở cửa hoạt động xuyên suốt 24 giờ trong ngày. Nếu DN của bạn không phải làm việc theo giờ hành chính thì cần đàm phán và tìm hiểu kĩ khi thương thảo hợp đồng cho thuê với chủ tòa nhà. Bạn cũng nên tính đến các chi phí phát sinh thuê khi công ty phải tăng ca. 

5. Dịch vụ và chi phí kèm theo 

Bảo vệ tòa nhà, gửi xe, quét dọn, điện nước, thang máy , bảo trì sữa chữa…Đó là những dịch vụ kèm theo đóng vai trò quan trọng giúp nhân viên trong công ty bạn cảm thấy thoải mái, an toàn khi làm việc trong tòa nhà. Những chi phí này hoặc được công ty chi trả, một phần, hoặc nhân viên phải chịu sẽ tác động một phần đến năng suất làm việc của nhân viên. Hãy tìm hiểu kĩ về các dịch vụ này, vì một môi trường chuyên nghiệp sẽ giúp mọi người dễ chịu, năng suất hoạt động cao hơn. 

6. Thương lượng hợp đồng

Một DN vừa và nhỏ cần tìm văn phòng cần hiểu kĩ nhu cầu bản thân và những điều kiện tiện ích mà tòa nhà đang có. Nó mất khá nhiều thời gian cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể đàm phán trực tiếp với chủ tòa nhà để tìm hiểu tuy nhiên, một mẹo mà bạn nên cân nhắc là tìm thông tin với các trung tâm tư vấn bất động sản văn phòng trước khi gặp đối tác cho thuê, họ có kinh nghiệm dày dặn và có danh sách cao ốc cho thuê theo khu vực cực kì phong phú, đa dạng. Đương nhiên, nhiều trung tâm tư vấn hoàn toàn miễn phí, vậy sao bạn không thử tham khảo để ra quyết định yên tâm hơn đúng không nào?

Nền kinh tế ngày càng hội nhập, năng động vừa là cơ hội vừa là thử thách với các Start up và các DN nhỏ. Một vị trí “bản doanh tốt” , một văn phòng làm việc chuyên nghiệp mang lại uy tín, niềm tin cho doanh nghiệp vững vàng tiến ra biển lớn đầy thử thách.